Một đơn tiệc bằng doanh thu cả ngày bán lẻ. Nhưng nó cũng là loại đơn dễ hỏng nhất, vì mọi thứ dồn vào một thời điểm và không có cơ hội làm lại.
Quy trình chặt là thứ duy nhất giữ được mảng này.
Hỏi đủ thông tin khi nhận đơn
Ngày và giờ ăn. Không phải giờ giao.
Giờ giao phải sớm hơn. Thống nhất rõ.
Số người chính xác. Hỏi kỹ.
Địa điểm cụ thể. Có ghi chú đường đi.
Có kiêng ngũ vị tân không. Câu quan trọng nhất.
Có ai dị ứng không. Chuẩn bị riêng.
Có trẻ nhỏ hay người lớn tuổi không. Điều chỉnh món.
Dịp gì. Ảnh hưởng cách bày.
Ăn tại chỗ hay mang đi. Khác nhau nhiều.
Có cần người phục vụ không. Tính chi phí.
Có cần bát đĩa không. Hay họ tự lo.
Ngân sách dự kiến. Để tư vấn mức mâm.
Ghi tất cả vào phiếu. Không nhớ trong đầu.
Một phiếu nhận tiệc in sẵn với đủ ô điền tránh được gần hết những chuyện quên hỏi và hiểu nhầm về sau. Làm phiếu mẫu.
Báo giá và chốt đơn
Có vài mức mâm sẵn. Khách dễ chọn.
Ghi rõ mâm gồm những món gì. Bằng văn bản.
Ghi rõ cho bao nhiêu người. Tránh hiểu nhầm.
Tính đủ chi phí nguyên liệu. Theo công thức.
Cộng chi phí nhân sự tăng cường. Khoản hay quên.
Cộng chi phí vận chuyển. Và thiết bị giữ nóng.
Cộng chi phí bát đĩa nếu có. Cả hao hụt vỡ.
Cộng phí phục vụ nếu cử người. Theo giờ.
Báo giá bằng văn bản. Tin nhắn cũng được.
Ghi rõ giá đã gồm gì và chưa gồm gì. Rất quan trọng.
Yêu cầu đặt cọc. Tránh huỷ phút chót.
Ghi rõ chính sách huỷ. Trước bao lâu thì hoàn.
Xác nhận lại số người vài ngày trước. Số hay thay đổi.
Báo giá thiếu một khoản là mất lãi cả đơn, nên có bảng tính mẫu cho tiệc là việc đáng làm một lần. Lập bảng tính.
Chuẩn bị theo lịch ngược
Bắt đầu từ giờ giao rồi tính ngược. Cách lập lịch đúng.
Ghi mốc thời gian từng khâu. Trên giấy.
Đặt nguyên liệu trước nhiều ngày. Nhất là dịp lễ.
Xác nhận với nhà cung cấp. Hai ngày trước.
Sơ chế từ hôm trước. Phần làm được.
Nấu món để được trước. Kho, hầm.
Nấu món tươi sát giờ. Xào, gỏi.
Phân công rõ ai làm món nào. Ghi lên bảng.
Chuẩn bị dụng cụ vận chuyển. Thùng giữ nhiệt.
Chuẩn bị bao bì và nhãn. Đủ số lượng.
Dự phòng thời gian. Luôn có việc phát sinh.
Kiểm danh sách món trước khi đóng. Đối chiếu với phiếu.
Xuất phát sớm hơn dự tính. Kẹt xe là chuyện thường.
Lập lịch ngược từ giờ giao là cách duy nhất đảm bảo mọi thứ xong đúng lúc, còn tính xuôi thì luôn trễ. Viết lịch ra giấy.
Giữ chất lượng khi vận chuyển
Thùng giữ nhiệt cho món nóng. Đầu tư đáng.
Món nguội để riêng. Không chung thùng.
Gỏi và rau sống đóng riêng. Trộn tại chỗ.
Nước chấm đóng riêng. Luôn luôn.
Món chiên đóng hộp thoáng. Kín là ỉu.
Cơm giữ nóng riêng. Nồi ủ.
Chèn chặt để không đổ. Khi xe chạy.
Dán nhãn từng thùng. Biết cái nào là gì.
Mang theo dụng cụ bày. Muôi, khay, giấy lót.
Mang theo đồ dự phòng. Nước chấm, rau thơm.
Tới sớm để bày. Không bày vội.
Kiểm nhiệt độ khi tới nơi. Nếu để lâu.
Không để món ngoài quá lâu trước giờ ăn. An toàn thực phẩm.
Vận chuyển là khâu làm hỏng nhiều mâm cỗ nhất, và nó khắc phục được bằng thùng giữ nhiệt cùng cách đóng đúng. Mua thùng trước mùa lễ.
Phục vụ tại sự kiện
Cử người có kinh nghiệm đi. Không cử người mới.
Đồng phục gọn gàng. Đại diện quán.
Chào hỏi chủ nhà. Xác nhận lại yêu cầu.
Bày đẹp và cân đối. Ảnh hưởng ấn tượng.
Ghi nhãn món nếu có nhiều món. Khách biết là gì.
Ghi rõ món có thành phần dị ứng. Bắt buộc.
Đứng gần để hỗ trợ. Nếu có thuê phục vụ.
Tiếp thêm khi món vơi. Chú ý quan sát.
Dọn dẹp gọn trước khi về. Không để bừa.
Thu dụng cụ của quán. Kiểm đủ.
Cảm ơn chủ nhà. Và hỏi có gì cần thêm.
Chụp ảnh mâm nếu được phép. Tư liệu truyền thông.
Xin phản hồi sau vài ngày. Nhẹ nhàng.
Một sự kiện làm tốt được cả phòng chứng kiến, nên đây là kênh tiếp thị mạnh nhất mà quán có thể có. Làm thật chỉn chu.
Khi nào không nên nhận
Quá sức bếp. Thà từ chối.
Quá gấp về thời gian. Không kịp chuẩn bị.
Trùng ngày cao điểm. Rằm, mùng một.
Yêu cầu món chưa từng làm. Rủi ro cao.
Khách không chốt được số người. Khó tính toán.
Khách không chịu đặt cọc. Rủi ro bị huỷ.
Ép giá quá thấp. Làm lỗ và mệt.
Địa điểm quá xa. Món hỏng trên đường.
Không có chỗ bày tại nơi tổ chức. Hỏi trước.
Yêu cầu không rõ ràng. Dễ tranh cãi.
Từ chối lịch sự và đề nghị dịp khác. Giữ quan hệ.
Giới thiệu quán khác nếu quen. Được lòng.
Nhận ít mà làm tốt hơn nhận nhiều mà hỏng. Nguyên tắc.
Một mâm cỗ hỏng bị cả chục người chứng kiến và kể lại, nên từ chối khi không chắc là quyết định đúng. Biết giới hạn của bếp.
Sai lầm hay gặp
Không hỏi về ngũ vị tân. Lỗi nghiêm trọng nhất.
Không hỏi dị ứng. Rủi ro thật.
Không có phiếu nhận tiệc. Quên thông tin.
Báo giá miệng. Tranh cãi về sau.
Không ghi rõ giá gồm gì. Cùng vấn đề.
Quên tính nhân sự và vận chuyển. Lỗ.
Không đặt cọc. Bị huỷ phút chót.
Không xác nhận lại số người. Thiếu hoặc thừa.
Lập lịch xuôi thay vì ngược. Luôn trễ.
Không có thùng giữ nhiệt. Món nguội.
Đóng chung món nóng và món nguội. Hỏng cả hai.
Xuất phát sát giờ. Kẹt xe là trễ.
Nhận đơn quá sức bếp. Hỏng cả uy tín.
Mảng tiệc cho biên lợi nhuận tốt nhất nhưng nó chỉ bền khi quán có quy trình chặt, còn làm theo cảm tính thì sớm muộn cũng có một lần hỏng lớn. Xây quy trình trước khi nhận nhiều.
