Giá vốn tính trên công thức là con số lý thuyết. Giá vốn thực tế tính từ kho thường cao hơn, và khoảng chênh đó chính là tiền đang mất đi ở đâu đó.
Kiểm kho là cách duy nhất nhìn thấy khoảng chênh đó.
Kiểm kho thế nào
Chọn ngày cố định trong tháng. Cuối tháng là hợp lý.
Kiểm vào lúc quán đóng cửa. Không có nhập xuất.
Lập danh sách mọi mặt hàng. In sẵn bảng.
Đếm và cân từng thứ. Không ước lượng.
Hai người cùng đếm. Một đọc một ghi.
Kiểm cả kho khô, tủ mát và tủ đông. Đủ ba nơi.
Kiểm cả bao bì. Hộp, túi, nhãn.
Kiểm cả gia vị. Hay bị bỏ qua.
Ghi hạn dùng luôn. Phát hiện hàng sắp hết hạn.
Ghi hàng hỏng phải bỏ. Tách riêng.
Nhập số vào bảng tính. Ngay trong ngày.
Lưu bảng kiểm mỗi tháng. So được giữa các tháng.
Kiểm nhanh hàng tuần với vài mặt hàng đắt. Phát hiện sớm hơn.
Kiểm kho đều đặn mất khoảng hai tiếng mỗi tháng, và nó thường phát hiện ra những khoản mất tiền lớn hơn nhiều lần con số đó. Đặt lịch cố định.
Tính giá vốn thực tế
Lấy tồn kho đầu kỳ. Từ lần kiểm trước.
Cộng tổng mua vào trong kỳ. Theo hoá đơn.
Trừ tồn kho cuối kỳ. Từ lần kiểm này.
Ra lượng nguyên liệu đã dùng. Theo giá trị.
Chia cho doanh thu trong kỳ. Ra tỉ lệ giá vốn thực tế.
So với tỉ lệ lý thuyết từ công thức. Con số quan trọng nhất.
Chênh vài phần trăm là bình thường. Hao hụt tự nhiên.
Chênh nhiều là có vấn đề. Phải tìm nguyên nhân.
Theo dõi tỉ lệ này theo tháng. Xu hướng quan trọng hơn một tháng.
Tỉ lệ tăng dần là dấu hiệu xấu. Xử lý sớm.
Vẽ biểu đồ đơn giản. Nhìn ra xu hướng.
Ghi các sự kiện bất thường. Hỏng tủ lạnh, đổi nhà cung cấp.
So cùng kỳ năm trước. Loại yếu tố mùa.
Tỉ lệ giá vốn thực tế là chỉ số sức khoẻ của quán, quan trọng ngang doanh thu mà lại ít người theo dõi. Tính mỗi tháng.
Các nguyên nhân chênh lệch
Khẩu phần múc quá tay. Nguyên nhân phổ biến nhất.
Không dùng dụng cụ định lượng. Gốc của vấn đề trên.
Hao hụt sơ chế cao hơn tính toán. Rau củ kém chất lượng.
Nấu thừa và bỏ đi. Dự đoán sai lượng khách.
Hàng hỏng do bảo quản sai. Tủ lạnh yếu, để quá hạn.
Quên hàng trong kho. Hết hạn.
Nhận hàng thiếu mà không kiểm. Trả tiền đủ nhận thiếu.
Cân của nhà cung cấp không chuẩn. Kiểm bằng cân mình.
Chất lượng hàng kém hơn cam kết. Hao hụt cao hơn.
Nhân viên ăn uống không kiểm soát. Cần quy định rõ.
Thất thoát do gian lận. Ít gặp nhưng có.
Ghi chép bán hàng sai. Không phải mất hàng.
Đổi công thức mà không cập nhật. Lý thuyết sai chứ không phải thực tế.
Trước khi nghĩ tới gian lận nên kiểm hết các nguyên nhân kỹ thuật, vì phần lớn chênh lệch đến từ đó. Tìm đúng thứ tự.
Quy trình nhận hàng
Kiểm trước khi ký nhận. Nguyên tắc số một.
Cân lại bằng cân của mình. Không tin cân của bên giao.
Kiểm chất lượng từng loại. Không nhận hàng kém.
Kiểm hạn dùng. Nhất là hàng đóng gói.
Đối chiếu với đơn đặt. Đủ số lượng và đúng loại.
Trả lại ngay nếu không đạt. Đừng nhận rồi kêu sau.
Ghi vào sổ nhận hàng. Ngày, loại, lượng, giá.
Giữ hoá đơn. Cho kế toán và đối chiếu.
Người nhận hàng ký tên. Rõ trách nhiệm.
Không để một người vừa đặt vừa nhận vừa thanh toán. Tách vai trò.
Nhập kho ngay. Không để ngoài.
Xếp hàng mới vào trong. Dùng hàng cũ trước.
Dán nhãn ngày nhập. Mọi thứ.
Khâu nhận hàng làm cẩu thả là chỗ rò rỉ tiền đầu tiên, và nó lại là khâu dễ siết nhất. Lập quy trình ngay.
Quản lý hàng trong kho
Dùng hàng cũ trước. Nguyên tắc cơ bản.
Dán nhãn ngày nhập lên mọi thứ. Kể cả hàng mở gói.
Xếp theo nhóm. Dễ đếm và dễ tìm.
Kê cao khỏi sàn. Vệ sinh và chống ẩm.
Kho khô phải thoáng. Chống mốc.
Kiểm nhiệt độ tủ lạnh hàng ngày. Ghi vào bảng.
Tủ hỏng là mất cả kho lạnh. Phát hiện sớm.
Không để đồ sống trên đồ chín. Nguyên tắc vệ sinh.
Đậy kín mọi thứ. Chống côn trùng.
Kiểm côn trùng và chuột định kỳ. Quan trọng.
Hạn chế số người vào kho. Rõ trách nhiệm.
Có sổ xuất kho với hàng đắt. Ghi ai lấy bao nhiêu.
Đặt mức tồn tối thiểu. Đặt hàng khi chạm mức.
Kho gọn gàng có nhãn rõ là điều kiện để kiểm kho nhanh, và kiểm kho nhanh thì mới làm được đều đặn. Đầu tư vào sắp xếp.
Xử lý khi phát hiện chênh lệch lớn
Kiểm lại phép tính trước. Có thể sai số học.
Kiểm lại số đếm. Đếm lại mặt hàng lớn.
Kiểm công thức có còn đúng không. Bếp có đổi cách làm không.
Cân thử vài suất. Kiểm khẩu phần.
Kiểm hao hụt sơ chế thực tế. Cân trước sau.
Xem sổ hàng hỏng phải bỏ. Có bất thường không.
Xem sổ nhận hàng. Có lần nào thiếu không.
Xem lượng nấu thừa cuối buổi. Ghi có đầy đủ không.
Nói chuyện với bếp. Hỏi họ nghĩ do đâu.
Người trong bếp thường biết. Nếu hỏi đúng cách.
Siết một khâu mỗi lần. Rồi đo lại tháng sau.
Siết hết cùng lúc thì không biết cái nào hiệu quả. Làm từng bước.
Ghi lại đã siết gì và kết quả. Học được.
Chênh lệch giá vốn gần như luôn có nguyên nhân kỹ thuật cụ thể, và tìm ra nó chỉ cần kiên nhẫn đi từng khâu. Đừng vội quy kết.
Sai lầm hay gặp
Không kiểm kho bao giờ. Không biết mất ở đâu.
Kiểm không đều. Không so được.
Ước lượng thay vì cân đếm. Số vô nghĩa.
Không kiểm bao bì và gia vị. Bỏ sót khoản đáng kể.
Không tính giá vốn thực tế. Chỉ có số lý thuyết.
Nhận hàng không kiểm. Rò rỉ ngay từ cửa.
Không dán nhãn ngày nhập. Hàng cũ nằm mãi.
Không có mức tồn tối thiểu. Lúc thừa lúc thiếu.
Một người làm cả đặt, nhận và thanh toán. Không kiểm soát chéo.
Không ghi hàng hỏng phải bỏ. Mất dấu vết.
Quy kết gian lận quá sớm. Mất lòng người làm.
Siết nhiều khâu cùng lúc. Không biết cái nào hiệu quả.
Bỏ kiểm kho khi bận. Lúc bận mới càng cần.
Kiểm kho đều đặn là thói quen phân biệt quán có lãi thật với quán tưởng mình có lãi. Hai tiếng mỗi tháng.
