Hỏi bất kỳ ai từng làm quán ăn xem họ bực nhất chuyện gì, câu trả lời thường không phải lương mà là lịch ca thay đổi tuỳ tiện và công tính không rõ.
Hai thứ đó sửa được bằng quy tắc viết ra giấy.
Lập lịch ca
Lập lịch trước ít nhất một tuần. Người ta sắp xếp được cuộc sống.
Dán công khai ở chỗ ai cũng thấy. Không gửi riêng.
Gửi thêm vào nhóm chat. Để không ai bảo không biết.
Xếp theo biểu đồ doanh thu. Đã nói ở bài chi phí nhân sự.
Hỏi nguyện vọng trước khi xếp. Ai bận ngày nào.
Có mẫu đăng ký nghỉ. Hạn nộp rõ ràng.
Cố gắng công bằng về ca xấu. Luân phiên ca tối và cuối tuần.
Không để một người gánh hết ca xấu. Nguồn bất mãn.
Ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc. Không ghi mơ hồ.
Ghi ai là người phụ trách ca. Rõ trách nhiệm.
Giữ lịch ổn định giữa các tuần. Nếu được.
Báo sớm khi phải đổi. Càng sớm càng tốt.
Lưu lại lịch các tuần. Đối chiếu khi cần.
Lịch ca ra sớm và ổn định là thứ giữ người hiệu quả không kém tiền lương, vì nó cho người ta quyền kiểm soát cuộc sống. Ra lịch đúng hạn.
Quy tắc đổi ca
Cho phép đổi ca giữa hai người. Linh hoạt.
Nhưng phải báo và được duyệt. Không tự đổi.
Ghi lên lịch khi đã đổi. Ai cũng thấy.
Người nhận ca chịu trách nhiệm. Rõ ràng.
Hạn báo đổi ca. Ví dụ trước hai ngày.
Trường hợp khẩn thì gọi quản lý. Có quy trình.
Có danh sách người sẵn sàng làm thêm. Gọi khi thiếu.
Thưởng cho người nhận ca gấp. Công bằng.
Không ép ai nhận ca. Trừ khi đã thoả thuận.
Ghi lại số lần nghỉ đột xuất. Theo dõi.
Nói chuyện nếu lặp lại nhiều. Tìm hiểu lý do.
Có khi lý do là lịch ca không hợp. Sửa được.
Quy tắc viết ra và dán lên. Không nói miệng.
Quy tắc đổi ca rõ ràng giúp quán vừa linh hoạt vừa không loạn, và nó phải được viết ra chứ không phải xử theo từng trường hợp. Viết một lần dùng mãi.
Chấm công minh bạch
Có sổ hoặc bảng chấm công. Cố định một chỗ.
Ghi giờ vào và giờ ra. Từng ngày.
Người làm tự ghi và ký. Quản lý xác nhận.
Hoặc dùng ứng dụng chấm công. Nếu quen công nghệ.
Không tính công theo trí nhớ. Nguồn tranh cãi.
Ghi giờ làm thêm riêng. Tính theo quy định.
Hỏi kế toán về cách tính làm thêm. Có quy định cụ thể.
Tổng kết công cuối tháng. Cho người làm xem trước.
Cho thời gian để họ kiểm. Trước khi trả lương.
Sửa nếu có sai sót. Không cãi.
Trả lương đúng ngày đã hẹn. Nguyên tắc quan trọng nhất.
Có phiếu lương ghi rõ các khoản. Minh bạch.
Lưu bảng chấm công. Theo thời hạn quy định.
Chấm công rõ và trả lương đúng hạn là hai việc làm được thì phần lớn mâu thuẫn về tiền trong quán không xảy ra. Làm nghiêm hai việc đó.
Ngày cao điểm và ca tăng cường
Lên kế hoạch nhân sự ngày rằm sớm. Cả tháng trước.
Hỏi ai làm được ngày đó. Đăng ký sớm.
Có mức phụ cấp cho ngày cao điểm. Công bằng.
Tuyển người làm thời vụ nếu cần. Cho vài ngày.
Đào tạo người thời vụ trước. Không để họ mù mờ.
Giao việc đơn giản cho người thời vụ. Việc khó cho người quen.
Sắp xếp ăn uống nghỉ ngơi. Ngày dài và mệt.
Có người dự phòng. Nếu ai đó nghỉ đột xuất.
Họp trước ngày cao điểm. Phân công rõ.
Tập dượt nếu là lần đầu. Chạy thử quy trình.
Ghi nhận và cảm ơn sau ngày đó. Rất quan trọng.
Thưởng nếu doanh thu tốt. Chia sẻ kết quả.
Rút kinh nghiệm ngay sau. Ghi lại cho lần sau.
Ngày rằm với quán chay giống ngày hội của cả đội, nên chuẩn bị nhân sự kỹ và ghi nhận công sức sau đó là việc phải làm. Đừng coi là đương nhiên.
Nghỉ phép và nghỉ ốm
Có chính sách nghỉ phép rõ. Theo quy định pháp luật.
Hỏi kế toán về mức tối thiểu. Nghĩa vụ bắt buộc.
Quy trình xin nghỉ đơn giản. Viết vào mẫu.
Báo trước bao nhiêu ngày. Ghi rõ.
Duyệt hoặc không duyệt phải trả lời. Đừng im lặng.
Không duyệt thì nói lý do. Tôn trọng.
Nghỉ ốm thì báo sớm nhất có thể. Để xoay ca.
Không ép người ốm đi làm. Nhất là bệnh lây.
Người có triệu chứng tiêu hoá không được vào bếp. Quy định vệ sinh.
Có vết thương hở thì không chạm thực phẩm. Cùng lý do.
Sắp xếp việc khác nếu được. Hoặc cho nghỉ.
Ghi lại ngày nghỉ. Hồ sơ rõ ràng.
Đối xử công bằng giữa mọi người. Không có ngoại lệ ngầm.
Chính sách nghỉ rõ ràng và được tôn trọng là dấu hiệu quán làm ăn tử tế, và tin đó lan rất nhanh trong nghề. Làm cho đúng.
Xử lý mâu thuẫn trong đội
Nghe cả hai bên riêng. Trước khi kết luận.
Không xử trước mặt khách. Nguyên tắc cứng.
Không xử giữa giờ cao điểm. Đợi hết đỉnh.
Tập trung vào việc chứ không vào người. Giảm căng thẳng.
Tìm nguyên nhân hệ thống. Nhiều mâu thuẫn do quy trình mù mờ.
Phân công không rõ là nguyên nhân phổ biến. Sửa được.
Ca không công bằng cũng vậy. Xem lại lịch.
Chấm công mù mờ cũng vậy. Xem lại sổ.
Ghi lại kết luận. Và cam kết của hai bên.
Theo dõi sau đó. Có tái diễn không.
Xử lý nghiêm nếu vi phạm nặng. Theo quy định.
Nhưng đúng quy trình. Hỏi kế toán hoặc tư vấn.
Không đuổi người giữa chừng theo cảm xúc. Rủi ro pháp lý.
Phần lớn mâu thuẫn trong quán ăn có gốc từ quy trình chứ không từ tính cách, nên sửa quy trình giải quyết được nhiều hơn là hoà giải. Tìm gốc trước.
Sai lầm hay gặp
Ra lịch ca sát ngày. Người ta không sắp xếp được.
Đổi lịch tuỳ tiện. Nguồn bất mãn lớn nhất.
Một người gánh hết ca xấu. Không công bằng.
Không có quy tắc đổi ca. Loạn.
Tính công theo trí nhớ. Tranh cãi.
Không cho xem bảng công trước khi trả. Mất lòng tin.
Trả lương chậm. Mất người nhanh nhất.
Không có phiếu lương. Không minh bạch.
Không lên kế hoạch nhân sự ngày rằm. Quá tải.
Không ghi nhận sau ngày cao điểm. Coi là đương nhiên.
Ép người ốm đi làm. Rủi ro vệ sinh và mất người.
Xử mâu thuẫn trước mặt khách. Hỏng cả hình ảnh quán.
Cho ngoại lệ ngầm với người thân quen. Cả đội biết hết.
Công bằng và minh bạch trong ca và công là nền của mọi việc quản lý người, thiếu nó thì mọi chính sách khác đều vô nghĩa. Bắt đầu từ hai bảng.
