Người mở quán thường dự trù đủ tiền thuê và tiền thiết bị, rồi bị bất ngờ ở khoản sửa chữa. Đó là khoản khó ước lượng nhất và cũng dễ đội nhất.
Cách kiểm soát là chia hạng mục và xếp thứ tự ưu tiên trước khi gọi thợ.
Hạng mục bắt buộc
Đường điện chịu tải đủ. An toàn và vận hành.
Đường nước cấp và thoát. Bếp dùng rất nhiều.
Bể tách mỡ. Thường là bắt buộc.
Hệ thống hút mùi và ống khói. Khoản đắt nhất thường là đây.
Sàn bếp chống trượt và dễ rửa. An toàn lao động.
Tường bếp ốp gạch hoặc inox. Dễ vệ sinh.
Bồn rửa tay riêng. Yêu cầu vệ sinh.
Nhà vệ sinh đạt yêu cầu. Theo quy định.
Thiết bị phòng cháy. Hỏi cơ quan chức năng.
Lối thoát hiểm thông thoáng. Không được chắn.
Chỗ đặt bình gas an toàn. Theo hướng dẫn.
Thông gió cho khu khách. Không để hầm.
Những hạng mục này không hoãn được. Làm trước mọi thứ khác.
Danh sách bắt buộc thường chiếm phần lớn ngân sách cải tạo, nên phải chốt nó trước khi nghĩ tới trang trí. Thứ tự rất quan trọng.
Hạng mục có thể hoãn
Trang trí tường. Sơn đơn giản là đủ lúc đầu.
Nội thất gỗ đóng riêng. Mua sẵn rẻ hơn nhiều.
Đèn trang trí đắt tiền. Đèn thường trước.
Cây xanh và tiểu cảnh. Thêm dần.
Biển hiệu cầu kỳ. Biển đơn giản chạy trước.
Hệ thống âm thanh. Loa nhỏ là đủ.
Đồng phục thiết kế riêng. Áo đơn giản trước.
Bát đĩa cao cấp. Đồ bền rẻ trước.
Menu in đắt tiền. In đơn giản, còn sửa nhiều.
Máy lạnh khu vực ít dùng. Lắp dần.
Mặt tiền cải tạo lớn. Làm sau khi có doanh thu.
Giữ tiền cho vận hành. Quan trọng hơn trang trí.
Trang trí thêm dần khi có lãi. Cách làm an toàn.
Nhiều quán hết vốn vì trang trí đẹp rồi không còn tiền trụ qua ba tháng đầu vắng khách. Đừng mắc lỗi đó.
Dự trù và kiểm soát chi phí
Liệt kê từng hạng mục ra bảng. Không gộp chung.
Xin báo giá ít nhất ba nơi. Cho mỗi hạng mục lớn.
Yêu cầu báo giá chi tiết. Vật tư và nhân công tách riêng.
Không nhận báo giá trọn gói mập mờ. Khó kiểm.
Cộng thêm dự phòng. Khoảng hai mươi phần trăm.
Vì luôn phát sinh. Không có ngoại lệ.
Chốt tổng ngân sách trước. Và không vượt.
Ghi mọi khoản chi vào sổ. Ngay trong ngày.
So tiến độ chi với tiến độ việc. Mỗi tuần.
Phát sinh thì phải có lý do rõ. Không duyệt bừa.
Ưu tiên cắt hạng mục hoãn được. Khi vượt ngân sách.
Không cắt hạng mục an toàn. Nguyên tắc cứng.
Giữ hoá đơn đầy đủ. Cho kế toán và bảo hành.
Đội vốn cải tạo là nguyên nhân khiến nhiều quán mở cửa với túi rỗng, nên bảng chi tiết và quỹ dự phòng là bắt buộc. Làm bảng trước khi gọi thợ.
Chọn và làm việc với thợ
Tìm thợ đã làm quán ăn. Hiểu đặc thù bếp.
Xem công trình họ đã làm. Đi xem thật.
Hỏi chủ quán cũ của họ. Nguồn tin tốt nhất.
Hợp đồng ghi rõ hạng mục. Và thời hạn.
Ghi rõ vật tư loại nào. Tránh đánh tráo.
Chia thanh toán theo tiến độ. Không trả hết trước.
Giữ lại một phần tới khi nghiệm thu. Bảo đảm.
Ghi điều khoản chậm tiến độ. Chậm là mất doanh thu.
Có mặt giám sát thường xuyên. Không giao khoán hoàn toàn.
Chụp ảnh tiến độ mỗi ngày. Có bằng chứng.
Kiểm đường điện nước trước khi che. Sau khi ốp là không xem được.
Nghiệm thu từng hạng mục. Không nghiệm thu một lần cuối.
Yêu cầu bảo hành bằng văn bản. Ít nhất sáu tháng.
Giám sát thường xuyên tốn thời gian nhưng rẻ hơn nhiều so với đập ra làm lại một hạng mục đã che kín. Có mặt mỗi ngày.
Thứ tự thi công hợp lý
Phá dỡ và dọn dẹp trước. Bước một.
Xử lý chống thấm nếu cần. Trước khi làm gì khác.
Đi đường điện và nước. Bước quan trọng nhất.
Lắp ống hút mùi và ống khói. Cùng giai đoạn.
Kiểm tra và chụp ảnh trước khi che. Bắt buộc.
Xây và trát tường. Sau khi đi ống.
Ốp lát sàn và tường. Bước tiếp.
Lắp thiết bị vệ sinh. Và bồn rửa.
Sơn hoàn thiện. Gần cuối.
Lắp thiết bị bếp. Sau khi sơn khô.
Chạy thử toàn bộ. Điện, nước, gas, hút mùi.
Lắp nội thất và trang trí. Cuối cùng.
Tổng vệ sinh. Trước khi nhập nguyên liệu.
Làm sai thứ tự là phải đập ra làm lại, mà mỗi lần như vậy vừa tốn tiền vừa lùi ngày khai trương. Theo đúng trình tự.
Thời gian và chi phí cơ hội
Mỗi ngày thi công là một ngày trả tiền thuê. Mà không có doanh thu.
Tính tiền thuê trong thời gian sửa vào chi phí. Khoản thật.
Xin miễn phí thời gian sửa. Thương lượng với chủ nhà.
Một tới hai tháng là mức hay xin được. Tuỳ thương lượng.
Lập tiến độ có mốc rõ. Từng tuần.
Đặt thiết bị sớm. Hàng có thể chờ lâu.
Thiết bị về trễ làm lùi cả tiến độ. Lỗi hay gặp.
Song song hoá việc được. Đặt biển khi đang sơn.
Tuyển và đào tạo nhân sự trong lúc sửa. Tiết kiệm thời gian.
Làm thủ tục giấy tờ song song. Cũng mất thời gian.
Chạy thử vận hành trước khi mở chính thức. Vài ngày.
Mời người quen ăn thử. Tìm lỗi quy trình.
Đừng mở chính thức khi chưa chạy thử. Ấn tượng đầu quan trọng.
Thời gian sửa chữa là chi phí ẩn lớn, rút ngắn được một tháng là tiết kiệm được một tháng tiền thuê và lương. Lập tiến độ chặt.
Sai lầm hay gặp
Không lập bảng hạng mục. Chi tới đâu tính tới đó.
Không có quỹ dự phòng. Đội vốn là hết tiền.
Ưu tiên trang trí trước hạ tầng. Sai thứ tự.
Cắt hạng mục an toàn để tiết kiệm. Rủi ro lớn.
Trả hết tiền cho thợ trước. Mất thế.
Không giám sát. Vật tư bị đổi.
Không chụp ảnh trước khi che kín. Sau này không kiểm được.
Không ghi hợp đồng chi tiết. Tranh chấp.
Đặt thiết bị muộn. Lùi tiến độ.
Không xin miễn tiền thuê thời gian sửa. Mất tiền vô ích.
Không tính tiền thuê vào chi phí sửa. Ngân sách sai.
Mở cửa khi chưa chạy thử. Hỗn loạn ngày đầu.
Sửa theo cảm hứng giữa chừng. Đội vốn và lùi ngày.
Cải tạo là giai đoạn dễ mất kiểm soát nhất, và cách duy nhất giữ được là một bảng hạng mục cùng kỷ luật không vượt ngân sách. Lập bảng và giữ kỷ luật.
