Sau nguyên liệu thì nhân sự là khoản chi lớn nhất của quán ăn. Nó cũng là khoản dễ phình ra âm thầm, vì thêm một người thì thấy nhẹ hẳn nhưng con số cuối tháng thì khác.
Tính đủ và xếp ca theo doanh thu là hai việc quan trọng nhất.
Tính đủ chi phí một người
Lương cơ bản. Phần ai cũng nhớ.
Các khoản bảo hiểm bắt buộc. Hỏi kế toán về mức.
Tiền ăn ca. Quán ăn thường bao cơm.
Chi phí đồng phục. Chia theo tháng.
Chi phí khám sức khoẻ định kỳ. Theo quy định vệ sinh.
Chi phí đào tạo người mới. Thời gian và hao hụt.
Chi phí tuyển dụng. Đăng tin, phỏng vấn.
Thưởng lễ tết. Chia theo tháng.
Tăng ca ngày rằm. Khoản đáng kể.
Cộng hết lại chia cho số giờ làm. Ra chi phí mỗi giờ thật.
Con số đó thường cao hơn lương nhiều. Bất ngờ với nhiều người.
Dùng con số đó khi tính có nên thuê thêm. Quyết định đúng hơn.
Cập nhật khi lương thay đổi. Và khi quy định đổi.
Tính đủ chi phí mỗi giờ lao động là cơ sở để biết thêm một người có đáng không, chứ không phải cảm giác bận hay rảnh. Tính ra con số.
Xếp ca theo doanh thu
Vẽ biểu đồ doanh thu theo giờ. Từ sổ ghi hàng ngày.
Nhìn ra giờ đông và giờ vắng. Rất rõ.
Bố trí người theo hình dạng đó. Không rải đều.
Ca gãy cho giờ cao điểm. Trưa và tối.
Ca gãy khó tuyển hơn. Cần trả tương xứng.
Người làm toàn thời gian cho khung nền. Ổn định.
Người làm bán thời gian cho giờ đỉnh. Linh hoạt.
Sinh viên hợp ca ngắn. Nếu khu có trường.
Tăng người ngày rằm. Lên kế hoạch trước.
Giảm người ngày vắng. Hoặc đóng bớt giờ.
Lịch ca dán công khai. Trước ít nhất một tuần.
Đổi ca phải báo trước. Quy định rõ.
Ghi giờ làm thực tế. Không ước lượng.
Xếp ca theo biểu đồ doanh thu thay vì theo thói quen là cách giảm chi phí nhân sự mà không giảm chất lượng phục vụ. Vẽ biểu đồ trước.
Theo dõi tỉ lệ nhân sự
Tính tổng chi phí nhân sự tháng. Đủ mọi khoản.
Chia cho doanh thu tháng. Ra tỉ lệ.
Theo dõi tỉ lệ này theo tháng. Xu hướng quan trọng.
Tỉ lệ tăng mà doanh thu không tăng. Dấu hiệu thừa người.
Tỉ lệ giảm mà phục vụ kém đi. Thiếu người.
Tìm điểm cân bằng của quán mình. Mỗi quán mỗi khác.
So với tỉ lệ giá vốn. Hai khoản lớn nhất.
Tổng hai tỉ lệ cộng tiền thuê. Phần còn lại là lãi.
Tính doanh thu mỗi giờ lao động. Chỉ số năng suất.
Theo dõi chỉ số này. Tăng là tốt.
Tăng năng suất bằng chuẩn bị trước. Không phải bằng bắt làm nhanh.
Đầu tư thiết bị có thể tăng năng suất. Tính hoàn vốn.
Ghi lại mỗi thay đổi về nhân sự. Và kết quả.
Tỉ lệ nhân sự trên doanh thu là chỉ số nói lên quán vận hành hiệu quả hay không, và nó cần theo dõi hàng tháng. Ghi vào báo cáo.
Tăng năng suất thay vì tăng người
Chuẩn bị trước giờ đỉnh. Hiệu quả nhất.
Sơ chế từ chiều hôm trước. Sáng chỉ nấu.
Bố trí bếp theo luồng. Giảm đường đi.
Dụng cụ để đúng chỗ. Không mất thời gian tìm.
Công thức chuẩn. Không hỏi đi hỏi lại.
Đào tạo kỹ một lần. Đỡ sửa nhiều lần.
Một người làm được nhiều việc. Linh hoạt khi đông.
Nhưng phải trả tương xứng. Công bằng.
Thiết bị đúng có thể thay công. Máy thái, nồi lớn.
Tính thời gian hoàn vốn thiết bị. Trước khi mua.
Giảm số món giờ cao điểm. Bếp nhẹ hẳn.
Nhận đặt trước. Giãn tải.
Đo thời gian từng khâu. Tìm nút cổ chai.
Phần lớn quán thiếu người thật ra là thiếu tổ chức, và sửa tổ chức rẻ hơn thuê thêm người rất nhiều. Xem lại quy trình trước.
Giữ người và chi phí thay người
Thay người rất tốn kém. Tuyển, đào tạo, hao hụt.
Người mới làm chậm và sai nhiều. Trong nhiều tuần.
Tính chi phí đó vào quyết định. Giữ người rẻ hơn.
Trả lương đúng hạn. Điều cơ bản nhất.
Trả mức hợp lý với thị trường. Khảo giá khu vực.
Xếp ca ổn định. Người ta sắp xếp được cuộc sống.
Báo lịch sớm. Tôn trọng.
Cho nghỉ phép. Theo quy định.
Ghi nhận khi làm tốt. Không tốn tiền.
Góp ý riêng, khen công khai. Nguyên tắc quản lý.
Có lộ trình phát triển. Phụ bếp lên bếp chính.
Hỏi vì sao khi có người xin nghỉ. Học được nhiều.
Ghi lại tỉ lệ thay người. Chỉ số quản lý.
Một đội ổn định làm việc nhanh hơn và ít sai hơn, nên tiền chi để giữ người thường rẻ hơn tiền chi để thay người. Tính cả hai vế.
Khi nào nên thuê thêm
Khi doanh thu tăng ổn định nhiều tháng. Không phải một tháng.
Khi đã tối ưu quy trình rồi vẫn thiếu. Thứ tự đúng.
Khi thời gian chờ của khách kéo dài. Đo được.
Khi phải từ chối đơn. Mất doanh thu.
Khi người hiện tại làm quá giờ liên tục. Không bền.
Tính doanh thu tăng thêm có bù nổi chi phí không. Phép tính đơn giản.
Thử thuê bán thời gian trước. Ít rủi ro.
Hoặc thuê theo ca giờ cao điểm. Đúng chỗ cần.
Thử một tháng rồi đánh giá. Có hiệu quả không.
Đo chỉ số năng suất trước và sau. Con số quyết định.
Không thuê vì thấy bận. Cảm giác không phải dữ liệu.
Không thuê người quen vì nể. Khó quản lý sau này.
Ghi rõ việc và kỳ vọng từ đầu. Tránh hiểu nhầm.
Thêm một người là thêm một khoản cố định hàng tháng, nên quyết định đó phải dựa trên số liệu nhiều tháng chứ không trên một tuần bận. Kiên nhẫn và tính kỹ.
Sai lầm hay gặp
Chỉ tính lương, quên các khoản khác. Chi phí thật cao hơn.
Quên tính công của chủ. Ra lãi ảo.
Xếp người rải đều cả ngày. Thừa giờ vắng thiếu giờ đông.
Không vẽ biểu đồ doanh thu theo giờ. Xếp ca theo cảm tính.
Không ghi giờ làm thực tế. Không kiểm soát được.
Thuê thêm khi chưa tối ưu quy trình. Sai thứ tự.
Thuê vì cảm giác bận. Không có dữ liệu.
Thuê người quen vì nể. Khó quản.
Không theo dõi tỉ lệ nhân sự. Phình ra âm thầm.
Trả lương chậm. Mất người nhanh nhất.
Không báo lịch ca sớm. Người ta khó sắp xếp.
Không hỏi lý do khi có người nghỉ. Bỏ lỡ thông tin.
Không tính chi phí thay người. Đánh giá sai.
Chi phí nhân sự kiểm soát bằng tổ chức và xếp ca chứ không bằng cách trả lương thấp, vì trả thấp thì thay người liên tục còn tốn hơn. Sửa đúng chỗ.
