Hai quán nấu cùng một món với cùng công thức có thể chênh nhau đáng kể về giá vốn, và khác biệt nằm ở chỗ họ mua hàng ở đâu và mua thế nào.
Khâu mua hàng là chỗ dễ cải thiện biên lợi nhuận nhất mà không đụng tới chất lượng.
Các kênh mua hàng
Chợ đầu mối. Giá tốt nhất cho rau củ.
Phải đi sớm. Ba tới năm giờ sáng.
Mua số lượng lớn mới được giá. Điều kiện.
Chợ lẻ gần quán. Tiện nhưng đắt hơn.
Dùng để bù khi thiếu. Không mua chính.
Nhà cung cấp giao tận nơi. Tiết kiệm thời gian.
Giá cao hơn chợ đầu mối một chút. Đổi lấy tiện lợi.
Tính công đi chợ vào so sánh. Nhiều khi giao tận nơi rẻ hơn.
Mua trực tiếp từ nhà vườn. Nếu có quan hệ.
Hợp tác xã rau. Nguồn ổn định.
Đại lý đồ khô. Cho nấm, gia vị, bao bì.
Siêu thị bán sỉ. Cho hàng đóng gói.
Kết hợp nhiều kênh. Mỗi kênh cho một nhóm hàng.
Quán nhỏ thường mua chợ đầu mối cho rau và đại lý cho đồ khô, đó là cách cân bằng giữa giá và công sức. Chia rõ nhóm hàng.
So giá cho đúng
So theo cùng đơn vị. Kilogram hoặc lít.
Không so theo bó hay rổ. Kích cỡ khác nhau.
Tính cả hao hụt sơ chế. Hàng rẻ có thể hao nhiều hơn.
Rau già rẻ nhưng bỏ nhiều. Tính ra không rẻ.
So giá theo phần dùng được. Con số đúng.
Tính chi phí vận chuyển. Xăng và thời gian.
Tính công người đi chợ. Theo giờ.
Tính rủi ro thiếu hàng. Nguồn không ổn định có giá ẩn.
Ghi giá của ba nơi vào bảng. So hàng tháng.
Giá thay đổi theo mùa. Cập nhật.
Đừng đổi nhà cung cấp vì chênh nhỏ. Quan hệ có giá trị.
Đổi khi chênh đáng kể và ổn định. Không phải một lần.
Ghi lại lý do đổi. Rút kinh nghiệm.
Giá rẻ nhất trên hoá đơn chưa chắc là giá vốn thấp nhất trên đĩa, nên phải tính theo phần dùng được. Cân thử là biết.
Đàm phán với nhà cung cấp
Cam kết lượng mua đều đặn. Đổi lấy giá tốt hơn.
Thanh toán đúng hạn. Vũ khí đàm phán mạnh nhất.
Nhà cung cấp quý khách trả đúng hạn. Hơn cả khách mua nhiều.
Hỏi giá theo bậc số lượng. Mua nhiều hơn thì rẻ hơn.
Gộp đơn với quán khác nếu quen. Tăng sức mua.
Đàm phán thời hạn thanh toán. Cải thiện dòng tiền.
Nhưng đừng lạm dụng nợ. Mất quan hệ.
Hỏi về hàng theo mùa. Họ biết trước giá sẽ ra sao.
Thoả thuận về hàng không đạt. Đổi hay trả lại.
Ghi thoả thuận ra giấy. Với đơn lớn.
Giữ quan hệ tốt lúc bình thường. Lúc khan hàng mới được ưu tiên.
Thăm hỏi dịp lễ. Quan hệ làm ăn ở ta là vậy.
Không ép giá quá đáng. Họ sẽ giảm chất lượng.
Nhà cung cấp tốt là đối tác chứ không phải đối thủ, và quán nào hiểu điều đó thì lúc khan hàng vẫn có đủ nguyên liệu. Đầu tư vào quan hệ.
Có nguồn dự phòng
Không phụ thuộc một nhà cung cấp. Nguyên tắc quản trị rủi ro.
Ít nhất hai nguồn cho mặt hàng chính. Đậu nành, gạo, nấm.
Mua thường xuyên ở cả hai. Giữ quan hệ sống.
Không để nguồn phụ ngủ quên. Lúc cần mới gọi thì khó.
Có danh sách số điện thoại dự phòng. Dán trong bếp.
Biết chợ lẻ nào có hàng gấp. Phương án cuối.
Nguồn dự phòng đắt hơn. Chấp nhận khi cần.
Tính rủi ro mùa khan hàng. Trước lễ lớn.
Đặt hàng sớm cho dịp cao điểm. Nhà cung cấp cũng quá tải.
Trữ thêm hàng khô trước lễ. Nếu bảo quản được.
Không trữ quá nhiều hàng tươi. Hỏng là mất.
Có công thức thay thế nguyên liệu. Khi thiếu hàng.
Ghi rõ món nào thay được bằng gì. Trong sổ bếp.
Một nguồn duy nhất là rủi ro lớn nhất trong khâu mua hàng, và nó chỉ lộ ra vào đúng ngày đông khách nhất. Xây nguồn thứ hai từ sớm.
Kiểm soát chất lượng đầu vào
Đặt tiêu chuẩn cho từng mặt hàng. Ghi ra giấy.
Rau phải tươi, không héo, không dập. Tiêu chí cụ thể.
Đậu nành hạt đều, không mọt. Ảnh hưởng cả mẻ đậu phụ.
Nấm không nhớt, mùi thơm. Kiểm bằng tay và mũi.
Gạo không mùi mốc. Rất quan trọng.
Dầu ăn còn hạn dài. Kiểm nhãn.
Hàng đóng gói kiểm nhãn và hạn. Mỗi lần.
Từ chối hàng không đạt ngay. Không nhận rồi kêu.
Ghi lại lần giao hàng kém. Theo dõi nhà cung cấp.
Nhiều lần kém thì đổi nguồn. Có bằng chứng.
Chất lượng đầu vào quyết định chất lượng món. Không cứu được ở bếp.
Và quyết định cả hao hụt. Hàng kém hao nhiều.
Đào tạo người nhận hàng. Biết nhìn hàng.
Nhận hàng kém một lần là hỏng món cả ngày hôm đó, nên khâu kiểm đầu vào đáng được làm nghiêm. Không nể nang.
Lập kế hoạch mua hàng
Lên thực đơn tuần trước. Rồi mới lập đơn hàng.
Tính lượng cần từ công thức. Nhân với số suất dự kiến.
Trừ tồn kho hiện có. Ra lượng cần mua.
Đặt mức tồn tối thiểu cho hàng khô. Đặt hàng khi chạm.
Mua rau tươi theo ngày hoặc hai ngày. Không trữ lâu.
Mua hàng khô theo tuần hoặc tháng. Được giá hơn.
Tính chỗ chứa trước khi mua nhiều. Kho có hạn.
Tính dòng tiền. Mua nhiều là chôn vốn.
Không mua nhiều chỉ vì rẻ. Trừ khi chắc dùng hết.
Ghi đơn hàng ra giấy. Không gọi điện theo trí nhớ.
Một người chịu trách nhiệm đặt hàng. Rõ ràng.
Người khác nhận hàng. Kiểm soát chéo.
Đối chiếu đơn đặt với hoá đơn. Cuối tuần.
Mua hàng có kế hoạch giảm được cả hao hụt lẫn tiền chôn trong kho, hai khoản mà quán nhỏ hay coi nhẹ. Lập đơn từ thực đơn.
Sai lầm hay gặp
Mua theo cảm tính. Không tính từ công thức.
So giá không cùng đơn vị. Kết luận sai.
Không tính hao hụt khi so giá. Hàng rẻ hoá đắt.
Không tính công đi chợ. So sánh thiếu.
Chỉ có một nhà cung cấp. Rủi ro lớn.
Để nguồn dự phòng nguội. Lúc cần không gọi được.
Ép giá quá đáng. Nhận hàng kém.
Trả tiền chậm. Mất ưu tiên.
Không kiểm hàng khi nhận. Nhận hàng kém.
Không đặt tiêu chuẩn chất lượng. Không có căn cứ từ chối.
Mua nhiều vì rẻ rồi để hỏng. Lỗ hơn.
Một người vừa đặt vừa nhận vừa trả tiền. Không kiểm soát chéo.
Không đặt hàng sớm cho ngày lễ. Thiếu nguyên liệu.
Khâu mua hàng cải thiện được vài phần trăm giá vốn mà không ai để ý, trong khi tăng giá bán thì khách nhận ra ngay. Làm chỗ này trước.
