Nhiều chủ quán đánh giá tình hình bằng cảm giác két tiền nặng hay nhẹ. Cảm giác đó sai thường xuyên, vì tiền trong két không trừ tiền thuê tháng sau và tiền hàng chưa trả.
Một cuốn sổ đơn giản giải quyết chuyện này.
Ghi gì hàng ngày
Doanh thu trong ngày. Tách tiền mặt và chuyển khoản.
Số đơn hoặc số suất bán. Để tính giá trị đơn.
Doanh thu theo khung giờ. Nếu làm được.
Số lượng bán từng món. Cho phân tích menu.
Tiền mua hàng trong ngày. Có hoá đơn.
Các khoản chi lặt vặt. Gas, đá, sửa chữa nhỏ.
Lượng đồ bỏ đi. Đã nói ở bài lãng phí.
Số nhân sự làm trong ngày. Và số giờ.
Sự cố bất thường. Hỏng thiết bị, mất điện.
Thời tiết. Giải thích ngày vắng.
Ghi ngay cuối ca. Không để hôm sau.
Một trang một ngày. Đơn giản.
Người thu ngân ghi, chủ kiểm. Phân vai.
Ghi hàng ngày mất năm phút, còn nhớ lại cuối tháng thì vừa mất thời gian vừa ra số sai. Ghi ngay tại chỗ.
Lập báo cáo tháng đơn giản
Cộng doanh thu cả tháng. Dòng đầu tiên.
Cộng tiền mua nguyên liệu. Theo hoá đơn.
Điều chỉnh theo tồn kho. Tồn đầu cộng mua trừ tồn cuối.
Ra giá vốn thực tế. Con số quan trọng.
Tính tỉ lệ giá vốn trên doanh thu. Theo dõi theo tháng.
Liệt kê chi phí cố định. Thuê, lương, điện nước.
Cộng cả lương chủ. Đừng quên.
Cộng khấu hao thiết bị. Chia đều theo tháng.
Doanh thu trừ giá vốn trừ chi phí. Ra lãi lỗ.
So với tháng trước. Và cùng kỳ năm trước.
Ghi các yếu tố bất thường. Giải thích chênh lệch.
Làm trên một tờ giấy. Không cần phức tạp.
Lưu lại theo thứ tự. So được nhiều tháng.
Một tờ báo cáo tháng làm trong một tiếng cho biết rõ quán đang lãi hay lỗ, điều mà cảm giác không bao giờ nói đúng. Làm cố định mỗi tháng.
Phân biệt lãi và dòng tiền
Lãi là doanh thu trừ mọi chi phí. Kể cả khoản chưa trả.
Dòng tiền là tiền thực vào ra. Khác nhau.
Có thể lãi mà thiếu tiền mặt. Do nợ nhà cung cấp chưa tới hạn.
Có thể có nhiều tiền mà đang lỗ. Do thu tiền cơm tháng trước.
Theo dõi cả hai. Hai bảng riêng.
Bảng dòng tiền theo tuần. Tiền vào, tiền ra, số dư.
Dự báo dòng tiền bốn tuần tới. Biết trước lúc thiếu.
Ghi các khoản phải trả sắp tới. Tiền thuê, lương, hàng.
Ghi các khoản sắp thu. Cơm tháng, tiệc đã đặt.
Giữ số dư tối thiểu. Đệm an toàn.
Không tiêu vào tiền thu trước. Đó là nghĩa vụ chưa thực hiện.
Tiền cơm tháng là tiền của khách. Chưa phải của quán.
Tách tiền cá nhân khỏi tiền quán. Tài khoản riêng.
Nhiều quán đóng cửa khi vẫn đang có lãi, chỉ vì hết tiền mặt đúng lúc phải trả tiền thuê. Theo dõi dòng tiền riêng.
Những con số nên theo dõi theo tháng
Doanh thu. Cơ bản nhất.
Tỉ lệ giá vốn trên doanh thu. Sức khoẻ vận hành.
Tỉ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu. Khoản lớn thứ hai.
Tỉ lệ tiền thuê trên doanh thu. Cố định, càng giảm càng tốt.
Giá trị đơn trung bình. Tăng được là tăng lãi.
Số khách hoặc số suất. Theo dõi tăng trưởng.
Doanh thu ngày rằm so ngày thường. Hệ số riêng.
Lượng đồ bỏ đi. Quy ra tiền.
Số ngày mở cửa trong tháng. Để so công bằng.
Lãi hoặc lỗ. Con số cuối.
Số dư tiền mặt cuối tháng. Dòng tiền.
Vẽ biểu đồ cho ba bốn chỉ số chính. Nhìn xu hướng.
Đừng theo dõi quá nhiều. Rồi bỏ hết.
Năm sáu chỉ số theo dõi đều đặn trong hai năm có giá trị hơn hai mươi chỉ số ghi được ba tháng. Chọn ít và bền.
Đọc báo cáo và ra quyết định
Tìm chỉ số nào xấu đi. So với tháng trước.
Tìm nguyên nhân trước khi hành động. Đừng vội.
Doanh thu giảm thì xem số khách hay giá trị đơn. Hai nguyên nhân khác nhau.
Số khách giảm thì xem ngoài hay trong. Thời tiết, đối thủ, chất lượng.
Giá trị đơn giảm thì xem menu và gợi ý bán. Khắc phục được.
Giá vốn tăng thì kiểm kho và khẩu phần. Đã nói ở bài kiểm kho.
Chi phí nhân sự tăng thì xem xếp ca. Thừa người giờ vắng.
Chọn một hai việc để làm. Không làm mười việc.
Ghi việc ra giấy với hạn. Theo dõi được.
Đo lại tháng sau. Xem có hiệu quả không.
Giữ cái hiệu quả, bỏ cái không. Học dần.
Không phản ứng với một tháng xấu. Nhiễu.
Nhìn xu hướng ba tháng. Đáng tin hơn.
Báo cáo chỉ có giá trị khi nó dẫn tới một hành động cụ thể, còn đọc xong để đó thì bằng không ghi. Mỗi tháng một việc.
Khi nào cần kế toán
Quán nhỏ tự ghi được. Sổ đơn giản là đủ.
Nhưng nghĩa vụ thuế thì nên hỏi kế toán. Quy định phức tạp.
Hỏi về hình thức đăng ký phù hợp. Ảnh hưởng cách tính thuế.
Hỏi về hoá đơn chứng từ cần giữ. Danh sách cụ thể.
Hỏi về bảo hiểm cho nhân viên. Nghĩa vụ bắt buộc.
Thuê kế toán theo tháng. Chi phí không lớn.
Hoặc dịch vụ kế toán bên ngoài. Cho quán nhỏ.
Giữ hoá đơn đầy đủ từ đầu. Dù chưa cần.
Sắp hoá đơn theo tháng. Dễ tra.
Không trộn chi tiêu cá nhân. Rối sổ.
Kế toán không thay được việc mình hiểu con số. Vẫn phải tự đọc.
Hỏi kế toán giải thích những gì không hiểu. Đó là việc của họ.
Quy định thuế thay đổi. Cập nhật qua kế toán hoặc cơ quan thuế.
Bài này nói về sổ sách quản trị, còn nghĩa vụ thuế và kế toán pháp định phải hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế. Nói rõ ranh giới.
Sai lầm hay gặp
Không ghi sổ gì cả. Đánh giá bằng cảm giác.
Ghi không đều. Số liệu đứt quãng.
Nhớ lại cuối tháng. Số sai.
Không tách tiền cá nhân và tiền quán. Không biết lãi lỗ.
Quên tính lương bản thân. Ra lãi ảo.
Quên khấu hao thiết bị. Cùng hậu quả.
Nhầm dòng tiền với lãi. Sai lầm nguy hiểm.
Tiêu vào tiền thu trước. Đến hạn không có hàng giao.
Không điều chỉnh theo tồn kho. Giá vốn sai.
Theo dõi quá nhiều chỉ số. Rồi bỏ.
Đọc báo cáo mà không hành động. Vô ích.
Phản ứng với một tháng xấu. Đổi lung tung.
Không giữ hoá đơn. Rắc rối về sau.
Sổ sách là thứ ít hấp dẫn nhất trong việc mở quán nhưng lại là thứ phân biệt người kinh doanh với người nấu ăn giỏi. Ghi cho đều.
