Năm đầu mở quán, chủ thường làm tất cả: đi chợ, nấu, phục vụ, thu tiền, dọn dẹp. Cách đó chạy được vài tháng rồi kiệt sức, và quán cũng không lớn thêm được.
Câu hỏi đúng là việc nào chỉ mình làm được và việc nào phải giao.
Việc chỉ chủ quán làm được
Quyết định mô hình và định vị. Không giao được.
Quyết định menu và giá. Ảnh hưởng toàn bộ.
Đàm phán hợp đồng thuê. Việc lớn.
Chọn nhà cung cấp chính. Và đàm phán giá.
Quyết định tuyển và cho nghỉ. Trách nhiệm cuối cùng.
Đọc báo cáo tài chính. Không giao hết được.
Quyết định đầu tư thiết bị. Tiền lớn.
Xử lý khủng hoảng. Sự cố lớn.
Xây văn hoá đội. Bằng cách sống.
Giữ quan hệ với cộng đồng. Nhất là quán gần chùa.
Quyết định hướng phát triển. Mở rộng hay giữ nguyên.
Những việc này chiếm ít thời gian nhưng quyết định nhiều. Ưu tiên cho chúng.
Giành thời gian cho chúng là việc khó nhất. Vì việc tay chân luôn cấp bách hơn.
Việc quan trọng thì ít khi cấp bách, nên nếu không chủ động dành thời gian thì nó không bao giờ được làm. Đặt lịch cố định.
Việc nên giao dần
Đi chợ và nhận hàng. Giao khi có quy trình.
Nấu món hàng ngày. Khi có công thức chuẩn.
Múc và ra đồ. Khi có khẩu phần chuẩn.
Thu tiền. Khi có quy trình đối chiếu.
Xếp ca. Khi có quy tắc rõ.
Đào tạo người mới. Khi có tài liệu.
Kiểm kho. Khi có bảng mẫu.
Vệ sinh. Khi có lịch phân công.
Đặt hàng định kỳ. Khi có mức tồn tối thiểu.
Trả lời khách trên mạng. Khi có hướng dẫn.
Điểm chung là có quy trình rồi mới giao. Nguyên tắc quan trọng nhất.
Giao mà không có quy trình là giao rồi phải sửa. Rồi lại tự làm.
Viết quy trình trước, giao sau. Đúng thứ tự.
Việc nào viết được thành quy trình thì việc đó giao được, nên viết quy trình chính là cách giải phóng bản thân. Mỗi tháng viết một cái.
Cách giao việc cho đúng
Nói rõ kết quả mong muốn. Không chỉ nói cách làm.
Đưa quy trình hoặc tài liệu. Có chỗ tra.
Làm mẫu một lần. Rồi để họ làm.
Đứng xem lần đầu. Sửa ngay.
Lần hai thì đứng xa. Giảm dần.
Lần ba thì để tự làm. Kiểm kết quả.
Chấp nhận họ làm khác cách mình. Miễn ra kết quả.
Không can thiệp vào từng chi tiết. Phản tác dụng.
Nói rõ họ được quyết gì. Ranh giới rõ ràng.
Và khi nào phải hỏi. Cùng lúc.
Kiểm bằng kết quả chứ không bằng quan sát liên tục. Đỡ mệt cả hai.
Ghi nhận khi họ làm được. Củng cố.
Không lấy lại việc khi họ sai lần đầu. Ai cũng cần thời gian.
Giao việc là kỹ năng phải học chứ không tự có, và nó bắt đầu bằng việc chấp nhận người khác làm khác mình. Tập dần từ việc nhỏ.
Tránh kiệt sức
Đặt ngày nghỉ cho mình. Ít nhất một ngày mỗi tuần.
Nghỉ thật, không cầm điện thoại. Nếu không thì không phải nghỉ.
Có người thay được khi mình vắng. Điều kiện để nghỉ.
Tập cho quán chạy không có mình. Từ nửa ngày rồi cả ngày.
Ghi lại những gì hỏng khi mình vắng. Sửa quy trình đó.
Lần sau vắng lâu hơn. Cải thiện dần.
Trả lương cho mình. Đã nói ở bài chi phí.
Tách tiền quán và tiền nhà. Rõ ràng.
Giữ giờ giấc sinh hoạt. Ngủ đủ.
Ăn đúng bữa. Chủ quán ăn uống thất thường nhất.
Nói chuyện với người cùng nghề. Đỡ cô đơn.
Nhận ra dấu hiệu kiệt sức sớm. Cáu gắt, mất ngủ, chán.
Giảm tải trước khi gục. Không cố.
Chủ quán kiệt sức là rủi ro lớn nhất của một quán nhỏ, vì không ai thay được và mọi thứ dừng cùng lúc. Coi sức khoẻ mình là tài sản của quán.
Những việc chủ hay làm sai
Ôm hết mọi việc. Không ai học được gì.
Can thiệp vào từng chi tiết. Nhân viên mất tự chủ.
Giao việc rồi làm lại. Mất công cả hai.
Giao mà không có quy trình. Rồi trách người làm.
Không nói rõ ranh giới quyền. Việc gì cũng phải hỏi.
Thay đổi quyết định liên tục. Đội không biết theo cái nào.
La trước mặt khách và đội. Mất uy.
Có người được ưu ái. Cả đội biết.
Hứa mà không làm. Mất lòng tin.
Chỉ xuất hiện khi có vấn đề. Đội chỉ thấy mặt xấu.
Không bao giờ khen. Nản.
Đem chuyện cá nhân vào quán. Không khí căng.
Không nghỉ ngơi. Rồi cáu với mọi người.
Cách chủ quán cư xử quyết định văn hoá cả đội, và đội cư xử thế nào thì khách cảm nhận được ngay. Bắt đầu từ chính mình.
Chuẩn bị để quán chạy không cần mình
Viết quy trình từng khâu. Việc nền tảng.
Bộ công thức chuẩn. Bếp không phụ thuộc một người.
Danh sách mở và đóng ca. Có người ký.
Quy tắc xếp ca và chấm công. Chạy tự động.
Đào tạo người phụ trách ca. Thay mình được.
Trao quyền thật cho họ. Không phải danh nghĩa.
Quy định rõ việc gì phải báo mình. Danh sách ngắn.
Hệ thống ghi chép để mình theo dõi từ xa. Không cần đứng đó.
Đọc báo cáo thay vì giám sát trực tiếp. Hiệu quả hơn.
Thử vắng mặt một ngày. Xem hỏng chỗ nào.
Sửa chỗ hỏng. Rồi thử lại.
Tăng dần thời gian vắng. Từ ngày lên tuần.
Đó cũng là điều kiện để mở điểm thứ hai. Hoặc bán lại quán.
Một quán chạy được khi chủ vắng mặt là quán có giá trị thật, còn quán phụ thuộc hoàn toàn vào chủ chỉ là một công việc tự tạo. Đó là đích cần hướng tới.
Sai lầm hay gặp
Nghĩ ôm hết là tiết kiệm. Thực ra là giới hạn.
Không viết quy trình. Không giao được gì.
Giao việc rồi giám sát từng phút. Vô nghĩa.
Không đào tạo người thay. Không bao giờ nghỉ được.
Không trả lương cho mình. Số liệu sai.
Trộn tiền quán với tiền nhà. Không biết lãi lỗ.
Không có ngày nghỉ. Kiệt sức.
Nghỉ mà vẫn nghe điện thoại liên tục. Không phải nghỉ.
Chỉ xuất hiện khi có vấn đề. Đội sợ thấy mặt.
Thay đổi quyết định liên tục. Đội mất phương hướng.
Không dành thời gian đọc số liệu. Quản bằng cảm giác.
Không bao giờ thử vắng mặt. Không biết quán yếu chỗ nào.
Bỏ qua sức khoẻ bản thân. Rủi ro lớn nhất.
Vai trò của chủ quán là xây hệ thống chứ không phải làm hết việc, và chuyển được từ vai này sang vai kia là bước ngoặt của mọi quán nhỏ. Bắt đầu bằng viết quy trình.
