Nếu có khách phản ánh về một món, câu hỏi đầu tiên là nguyên liệu đó mua từ đâu và ngày nào. Quán không trả lời được câu đó thì vừa không tự bảo vệ được vừa không tìm ra nguyên nhân.
Hệ thống truy xuất không phức tạp, nó chỉ cần đều đặn.
Ba lớp hồ sơ cần có
Hoá đơn hoặc chứng từ mua hàng. Lớp thứ nhất.
Sổ nhận hàng ghi tay. Lớp thứ hai.
Nhãn dán trên từng thùng và hộp. Lớp thứ ba.
Ba lớp bổ trợ cho nhau. Thiếu một là đứt mạch.
Hoá đơn cho biết mua của ai. Và bao nhiêu.
Sổ nhận hàng cho biết ngày giờ nhận. Và ai nhận.
Nhãn cho biết lô nào đang dùng. Trong bếp.
Nối ba lớp là truy được ngược. Từ đĩa ăn về nhà cung cấp.
Không cần phần mềm. Giấy bút là đủ với quán nhỏ.
Quan trọng là ghi đều. Mỗi ngày.
Một người phụ trách. Rõ trách nhiệm.
Lưu theo tháng trong cặp. Dễ tra.
Lưu theo thời hạn quy định. Hỏi cơ quan chức năng.
Ba lớp hồ sơ này mất khoảng mười phút mỗi ngày để duy trì, nhưng khi cần thì chúng là thứ duy nhất trả lời được câu hỏi quan trọng nhất. Bắt đầu ngay hôm nay.
Sổ nhận hàng ghi gì
Ngày và giờ nhận. Cột đầu.
Tên nhà cung cấp. Cột hai.
Loại hàng và số lượng. Cột ba.
Nhận xét chất lượng. Đạt hay không.
Nhiệt độ hàng lạnh khi nhận. Nếu có.
Hạn dùng với hàng đóng gói. Ghi lại.
Số lô nếu nhà cung cấp có. Rất hữu ích.
Người nhận ký tên. Rõ trách nhiệm.
Ghi cả hàng bị trả lại. Và lý do.
Ghi ngay khi nhận. Không ghi sau.
Sổ để ngay chỗ nhận hàng. Tiện tay.
Dùng mẫu in sẵn. Chỉ điền vào.
Quản lý kiểm sổ hàng tuần. Đủ và đúng.
Sổ nhận hàng là mắt xích dễ bỏ nhất nhưng lại là mắt xích nối hoá đơn với thứ đang nằm trong bếp. Đừng bỏ qua.
Nhãn trong bếp
Dán nhãn ngay khi nhập kho. Không để sau.
Ghi ngày nhận. Tối thiểu.
Ghi tên nhà cung cấp nếu có nhiều nguồn. Phân biệt lô.
Ghi hạn dùng. Với hàng đóng gói.
Dán nhãn khi sang thùng khác. Chuyển từ bao sang hũ.
Dán nhãn đồ đã sơ chế. Ngày và giờ.
Dán nhãn đồ đã nấu. Ngày giờ và tên món.
Dùng băng dán và bút dạ. Rẻ và nhanh.
Hoặc nhãn in sẵn có ô điền. Chuyên nghiệp hơn.
Nhãn phải bám và không nhoè. Trong tủ lạnh.
Không dùng lại nhãn cũ. Gây nhầm.
Bỏ nhãn khi dùng hết. Tránh lẫn.
Kiểm nhãn khi kiểm kho. Cái nào thiếu thì bổ sung.
Nhãn ngày là việc tốn vài giây mỗi lần nhưng nó là thứ duy nhất cho biết cái đang cầm trên tay đến từ lô nào. Để sẵn bút và băng dán.
Chọn nhà cung cấp có hồ sơ
Ưu tiên nơi xuất được hoá đơn. Quan trọng.
Hỏi về nguồn gốc hàng. Từ đâu về.
Hỏi có giấy tờ gì kèm không. Với hàng cần.
Ghi thông tin liên hệ đầy đủ. Tên, số điện thoại, địa chỉ.
Giữ danh sách nhà cung cấp. Cập nhật.
Mua ở chợ thì khó có hoá đơn. Thực tế.
Ít nhất ghi tên sạp và số điện thoại. Có còn hơn không.
Chụp ảnh sạp và biên nhận. Bằng chứng thô.
Với hàng đóng gói thì giữ nhãn gói. Có thông tin đầy đủ.
Không mua hàng không rõ nguồn. Nhất là nấm và đồ lên men.
Hỏi cơ quan chức năng về yêu cầu hồ sơ. Với từng nhóm hàng.
Thay dần sang nhà cung cấp có hồ sơ. Khi quán lớn hơn.
Đàm phán về việc xuất hoá đơn. Nếu mua đều.
Nhà cung cấp có hồ sơ đầy đủ thường đắt hơn một chút, nhưng đó là khoản bảo hiểm cho cả quán. Cân nhắc khi chọn.
Tra ngược khi có sự cố
Xác định món và ngày giờ bán. Bước một.
Tra thẻ công thức xem món dùng nguyên liệu gì. Bước hai.
Tra nhãn trong bếp xem lô nào đang dùng. Bước ba.
Tra sổ nhận hàng ngày đó. Bước bốn.
Tra hoá đơn tương ứng. Bước năm.
Liên hệ nhà cung cấp. Hỏi về lô hàng.
Kiểm xem còn hàng cùng lô không. Ngừng dùng ngay.
Giữ lại mẫu nếu còn. Bảo quản lạnh.
Ghi lại toàn bộ quá trình tra. Có hồ sơ.
Báo cơ quan chức năng nếu thuộc trường hợp phải báo. Hỏi trước để biết.
Hợp tác đầy đủ. Cung cấp hồ sơ.
Rà lại quy trình sau sự cố. Sửa chỗ yếu.
Tập tra ngược một lần khi chưa có sự cố. Biết hệ thống có hoạt động không.
Diễn tập tra ngược một lần cho thấy ngay mắt xích nào đứt, và sửa lúc chưa có chuyện thì dễ hơn nhiều. Thử một lần trong năm.
Truy xuất và niềm tin của khách
Khách chay quan tâm nguồn gốc. Nhiều hơn khách thường.
Họ hỏi rau mua ở đâu. Câu hỏi hay gặp.
Trả lời được là điểm cộng lớn. Xây lòng tin.
Có thể ghi nguồn trên menu. Nếu nguồn đáng kể.
Không nói quá về nguồn gốc. Nói đúng những gì có.
Không tự nhận chứng nhận mình không có. Rất rủi ro.
Nếu có chứng nhận thì trưng bày. Bản sao.
Chụp ảnh quá trình đi chợ. Nội dung truyền thông thật.
Giới thiệu nhà cung cấp nếu họ đồng ý. Cùng có lợi.
Minh bạch về việc mình mua ở chợ. Không có gì phải giấu.
Khách hiểu quán nhỏ mua ở chợ. Họ quan tâm sự thành thật hơn.
Trả lời thẳng khi không biết. Rồi đi tìm hiểu.
Ghi lại câu hỏi hay gặp. Chuẩn bị câu trả lời.
Minh bạch về nguồn gốc là thứ khách chay đánh giá cao, và nó chỉ làm được khi quán thật sự có hồ sơ chứ không phải khi quán khéo nói. Làm thật rồi hãy nói.
Sai lầm hay gặp
Không giữ hoá đơn. Mắt xích đầu bị đứt.
Không có sổ nhận hàng. Không biết nhận ngày nào.
Không dán nhãn ngày. Không biết lô nào.
Sang thùng mà không dán nhãn lại. Mất dấu vết.
Ghi sổ vào cuối tuần. Sai và thiếu.
Không ghi người nhận. Không rõ trách nhiệm.
Mua hàng không rõ nguồn. Nhất là nấm.
Trộn lô cũ và lô mới. Không tách được.
Dùng lại nhãn cũ. Gây nhầm.
Không lưu nhãn gói hàng đóng gói. Mất thông tin.
Không bao giờ thử tra ngược. Không biết hệ thống có chạy không.
Nói quá về nguồn gốc. Rủi ro uy tín.
Vứt hồ sơ cũ quá sớm. Hỏi về thời hạn lưu.
Truy xuất nguồn gốc là việc nhàm chán nhất trong quán nhưng khi cần tới nó thì không có thứ gì thay thế được. Duy trì hàng ngày.
