Khi mọi việc trong bếp nằm trong đầu chủ quán thì hôm nào chủ vắng là hôm đó loạn. Viết quy trình một ngày ra giấy là cách rẻ nhất để quán chạy được mà không cần ai đứng chỉ đạo.
Ba danh sách là đủ: mở ca, giờ đông và đóng ca.
Danh sách mở ca
Mở cửa, bật đèn, bật quạt thông gió. Việc đầu tiên.
Kiểm nhiệt độ tủ mát và tủ đông. Ghi vào bảng.
Kiểm hàng giao trong ngày. Cân và kiểm chất lượng.
Nhập kho hàng mới nhận. Dán nhãn ngày.
Kiểm tồn nguyên liệu cho thực đơn hôm nay. Đủ hay thiếu.
Báo ngay nếu thiếu. Còn kịp mua.
Vo gạo và nấu cơm. Việc lâu nhất.
Sơ chế rau củ. Theo thực đơn.
Nấu nước dùng. Nếu chưa nấu hôm trước.
Chuẩn bị đồ chua và nước chấm. Làm sẵn.
Bày quầy và kiểm bao bì. Đủ hộp túi nhãn.
Kiểm tiền lẻ trong két. Chi tiết hay quên.
Lau bàn ghế và sàn khu khách. Trước giờ mở.
Danh sách mở ca dán ở cửa bếp và có ô tích là cách đơn giản nhất để không ai quên việc nào. In ra và dùng.
Chuẩn bị trước giờ cao điểm
Hoàn tất mọi việc nấu trước giờ đỉnh. Nguyên tắc số một.
Bày sẵn theo dây chuyền múc. Thứ tự như suất cơm.
Giữ nóng đúng cách. Thiết bị hoặc nồi ủ.
Chuẩn bị dư một lượng. Đề phòng đông hơn dự kiến.
Nhưng không dư quá nhiều. Hao hụt.
Hộp và túi để trong tầm tay. Không phải đi lấy.
Nhãn dán in sẵn. Tiết kiệm thời gian.
Phân công rõ ai làm gì. Múc, thu tiền, đóng gói.
Ghi phân công lên bảng. Không nói miệng.
Người dự phòng cho vị trí bận nhất. Sẵn sàng nhảy vào.
Ăn trưa của nhân viên trước giờ đỉnh. Không ăn giữa giờ đông.
Đi vệ sinh và uống nước trước. Chi tiết thực tế.
Kiểm lại một lượt trước giờ mở đỉnh. Mười phút.
Mười lăm phút chuẩn bị trước giờ đỉnh quyết định hai tiếng sau đó chạy trơn hay hỗn loạn. Đừng bỏ bước này.
Vận hành giờ cao điểm
Mỗi người một việc cố định. Không đổi qua lại.
Không ai rời vị trí. Trừ khi có người thay.
Đơn ghi rõ và đọc to. Tránh nhầm.
Xác nhận lại đơn phức tạp. Nhắc lại cho khách.
Đánh số đơn mang đi. Không lẫn.
Kiểm đơn trước khi giao. Đủ món đủ nước chấm.
Bổ sung đồ khi gần hết. Không đợi hết hẳn.
Một người chuyên tiếp đồ. Nếu đủ người.
Không dọn dẹp lớn giữa giờ đỉnh. Chỉ lau chỗ đổ.
Bát bẩn gom một chỗ. Rửa sau hoặc người riêng.
Giữ lối đi thông. Không chất đồ.
Nói ngắn và rõ. Không tranh cãi giữa giờ.
Có vấn đề thì xử lý sau. Không dừng dây chuyền.
Giờ cao điểm không phải lúc sửa quy trình, nó là lúc chạy theo quy trình đã tập trước. Sửa sau khi hết đỉnh.
Giờ giữa hai đỉnh
Dọn dẹp và rửa. Việc chính.
Kiểm tồn cho ca tối. Bổ sung nếu thiếu.
Chuẩn bị cho ca tối. Sơ chế tiếp.
Ghi số liệu buổi trưa vào sổ. Ngay khi còn nhớ.
Ghi món nào hết sớm. Điều chỉnh mai.
Ghi món nào thừa. Cùng lý do.
Cho nhân viên nghỉ luân phiên. Theo quy định.
Bảo trì nhỏ nếu có lịch. Vệ sinh chụp hút chẳng hạn.
Nhận hàng buổi chiều. Nếu có.
Chuẩn bị đồ cho hôm sau. Ngâm đậu, ướp.
Làm đồ khô nếu có bán. Tận dụng thời gian.
Họp ngắn nếu cần. Năm phút.
Không để thời gian này trôi phí. Nó là thời gian chuẩn bị.
Giờ vắng giữa hai đỉnh là lúc quyết định giờ đỉnh sau chạy thế nào, nên nó không phải giờ nghỉ mà là giờ chuẩn bị. Lên việc cụ thể.
Danh sách đóng ca
Tắt bếp và khoá van gas. Việc quan trọng nhất.
Có người kiểm lại. Ký tên.
Cất đồ còn lại đúng cách. Làm nguội nhanh rồi cất.
Ghi ngày giờ lên hộp. Bắt buộc.
Bỏ đồ không giữ được. Cân và ghi.
Rửa hết bát đĩa và dụng cụ. Không để qua đêm.
Vệ sinh bếp và bàn inox. Mỡ đóng khó rửa sau.
Lau sàn và đổ rác. Chống côn trùng.
Kiểm nhiệt độ tủ lần cuối. Ghi bảng.
Chốt tiền và ghi doanh thu. Đối chiếu.
Ghi số liệu trong ngày vào sổ. Đủ mục.
Chuẩn bị đơn hàng cho hôm sau. Gửi nhà cung cấp.
Tắt điện, khoá cửa, kiểm lần cuối. Theo danh sách.
Danh sách đóng ca có ô tích và chữ ký làm cho việc quên khoá gas hay quên cất đồ gần như không xảy ra. In và dán ở cửa.
Phân công và bàn giao
Mỗi vị trí có mô tả việc. Viết ngắn gọn.
Dán mô tả ở vị trí đó. Người mới đọc là làm được.
Bàn giao giữa hai ca bằng sổ. Không nói miệng.
Ghi việc chưa xong. Ca sau tiếp.
Ghi sự cố trong ca. Ca sau biết.
Ghi đồ sắp hết. Tránh hụt giữa giờ.
Ghi khách đặt trước. Không quên đơn.
Người nhận ca ký. Rõ trách nhiệm.
Đọc sổ bàn giao đầu ca. Thành thói quen.
Chủ quán đọc sổ mỗi ngày. Nắm tình hình.
Sổ bàn giao để cố định một chỗ. Ai cũng biết.
Không dùng tin nhắn thay sổ. Trôi và mất.
Xem lại sổ cuối tuần. Tìm vấn đề lặp lại.
Sổ bàn giao là thứ giúp quán chạy được khi chủ vắng mặt, và đó chính là mục tiêu của mọi quy trình. Bắt đầu bằng một cuốn vở.
Sai lầm hay gặp
Không viết quy trình ra. Mọi thứ trong đầu chủ.
Không có danh sách mở và đóng ca. Quên việc.
Nấu trong giờ cao điểm. Tắc bếp.
Không phân công rõ. Chồng chéo và bỏ sót.
Đổi vị trí giữa giờ đỉnh. Loạn.
Tranh cãi giữa giờ đông. Dừng cả dây chuyền.
Để giờ vắng trôi phí. Ca sau vất vả.
Không ghi số liệu ngay. Cuối ngày quên.
Bàn giao bằng miệng. Mất thông tin.
Không kiểm gas cuối ca. Rủi ro lớn.
Để bát qua đêm. Côn trùng và mùi.
Không ghi đồ bỏ đi. Không cải thiện được.
Chủ ôm hết việc. Quán không chạy khi chủ vắng.
Quy trình viết ra giấy là thứ biến một quán phụ thuộc chủ thành một quán vận hành được, và nó chỉ tốn vài buổi để viết. Viết ba danh sách trước.
